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如何進(jìn)行企業(yè)檔案文件歸類(lèi)管理

檔案歸類(lèi)：

第一條 管理部門(mén)?1.文書(shū)結案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。如為 特殊案 件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意后妥為保存，文 書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書(shū)管理部門(mén)歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類(lèi)目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門(mén)自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。

第二條 文件點(diǎn)收?文件結案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：?1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.文件如經(jīng)抽存者，應有管理部門(mén)主管的簽認。3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門(mén)補辦。4.與本案無(wú)關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門(mén)。5.有價(jià)證券或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)應送指定保管部門(mén)簽收后 ，文件送歸檔。

第三條 文件整理?點(diǎn)收文件后，應依下列方式整理：?1.中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。 2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

第四條 檔案分類(lèi)?1.檔案分類(lèi)應視案件內容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級分類(lèi)。先以部門(mén)別區分，部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為 若干小類(lèi)。 2.檔案分類(lèi)應力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時(shí)得于第三級之后 另增第四級“細類(lèi)”。如案件不多，亦可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級。3.同一“小類(lèi)”(或細類(lèi))之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè) 檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(lèi)(或細類(lèi))之后增設“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁(yè)應設“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下?A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號，B1B2為大類(lèi)號，C1C2為小類(lèi)號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

第五條 檔案名稱(chēng)及編號?1.檔案各級分類(lèi)應賦予一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內容 性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。2.各級分類(lèi)、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多 寡及增長(cháng)情形而斟酌決定。3.檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應編制“檔案分類(lèi)編號表”，即將所有分類(lèi)各級名 稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類(lèi)各級編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補之用。5.檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類(lèi)編號對照表，以免混淆。

第六條 檔號編定?1.案件如系新案，應就“檔案分類(lèi)編號表”，查明該案件所屬類(lèi)別及其卷次、目次 順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類(lèi)者，應先確定其主 要類(lèi)別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左 方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。

第七條 歸檔與檔案清理?1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類(lèi)別的檔夾內，并視實(shí)際需要 使用“見(jiàn)出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類(lèi)編號及名稱(chēng)，以便查檔。?

第八條 保存期限?文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規章特定者外，依下列規定辦理：?1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會(huì )及 股東會(huì )紀 錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機關(guān)核準文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設 計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。2.10年保存：(1)預算、決算書(shū)類(lèi)；(2)會(huì )計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核 定須保存10年的文書(shū)。3.5年保存：(1)期滿(mǎn)或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。4.1年保存：結案后無(wú)長(cháng)期保存必要者。5.規章由規章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。

第九條 檔卷清理?1.管檔人員應隨時(shí)拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年年度更換時(shí)， 依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，必 要時(shí)向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷(xiāo)毀日期。2.保管期限屆滿(mǎn)的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷(xiāo)毀之日期。

第十條 調卷程序?1.各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調閱檔案時(shí)，應填具“調卷單”經(jīng)其部門(mén)主 管(科長(cháng)以上)核準后持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當場(chǎng)借閱者，免填“調卷單”。4.檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無(wú)誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存備查。

第十一條 調卷管理?1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(cháng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(cháng) 調閱期限時(shí)，應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報明 原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時(shí)，應經(jīng)調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管同意

保存：

第一條、為提升檔案保存技術(shù)，妥善維護檔案安全，發(fā)揮檔案管理功能，特訂定本規范。

第二條、紙質(zhì)類(lèi)檔案之保存，應妥善采取防光、防熱、防潮、防蟲(chóng)及防菌等措施，避免檔案受光害及紙質(zhì)纖維素之氧化或水解或因蟲(chóng)、菌危害，導致檔案之損壞。

第三條、紙質(zhì)類(lèi)檔案宜以化性穩定之聚酯類(lèi)膠膜保護袋或去酸材質(zhì)之卷夾或保護盒存放。

第四條、紙質(zhì)類(lèi)檔案如有破損，應隨時(shí)修補；其修補方法得以裱法、鑲法或其他適當方法為之。

第五條、紙質(zhì)類(lèi)檔案如因本身及外在環(huán)境影響而產(chǎn)生泛黃變脆、劣化損壞等情形時(shí)，應予裱褙處理。

第六條、微縮片、正片、負片及照片等攝影類(lèi)檔案應存放於保護套（袋）或底片夾內，再置入去酸之保護盒中。

前項保護套（袋）或底片夾之材質(zhì)，應選擇純聚丙烯、純聚乙烯類(lèi)塑膠片或中性之紙類(lèi)。

第七條、微縮片、正片或負片之保護盒應水平置放，避免陽(yáng)光直射，并應定期檢查。

第八條、攝影類(lèi)檔案應設置專(zhuān)用儲存柜，其材質(zhì)應選用惰性材料，并具有溫、濕度控制及四小時(shí)以上之防火功能。

第九條、攝影類(lèi)檔案及錄影（音）帶類(lèi)檔案放入儲存柜前應逐步回溫。取出后，亦同。

第十條、永久保存之彩色照片，應以翻拍成底片或彩色微縮片，或以數位方式或其他適當方式儲存之。

第十一條、檔案管理人員拿取攝影類(lèi)檔案時(shí)應配戴棉質(zhì)或尼龍手套，接觸時(shí)以邊緣部分為限，避免於膠片上留下指印或刮傷。

第十二條、錄影（音）帶類(lèi)檔案入庫前，應將防誤抹孔關(guān)閉，個(gè)別存放於絕緣之保護卡匣盒內，再置於儲存柜中。

前項儲存柜之存放，應避免鄰近電器用品或帶有磁場(chǎng)之場(chǎng)所。

第十三條、錄影（音）帶類(lèi)檔案應定期檢查及轉帶；如有變質(zhì)，應即處理，并定期復制轉錄，以利保存。

前項檔案如經(jīng)依法應用，入庫前應轉回起頭點(diǎn)；快速轉帶后，應經(jīng)散熱后始予收藏。

第十四條、錄影（音）帶類(lèi)檔案如有發(fā)霉情形，應使用除霉噴液，清除發(fā)霉。

第十五條、電子媒體類(lèi)檔案應以壓克力、純聚丙烯等化性穩定材質(zhì)之保護夾盒個(gè)別存放，再放置於儲存柜中。

第十六條、電子媒體類(lèi)檔案應避免陽(yáng)光直射或用清潔溶液擦拭。

擦拭光碟片應使用軟質(zhì)之織布，由中心部位以放射方向向外圍拂拭，避免用同心圓方向擦拭之。

第十七條、光碟片應避免刮傷或改變光碟面原有之標示方式。

檔案管理人員拿取光碟片時(shí)應配戴棉質(zhì)或尼龍手套，接觸時(shí)以邊緣部分為限，避免於光碟表面留下指印或刮傷。

第十八條、檔案之蟲(chóng)害、菌害防治，應依下列五階段防治措施行之：

（一）避免：室外避免草木叢生及使用夜間燈光誘引昆蟲(chóng)，并避免堆放木頭，杜絕白蟻等昆蟲(chóng)滋生。室內收藏柜勿與地板及墻壁密接、避免鋪設地毯，水管避免經(jīng)過(guò)天花板，以維持環(huán)境之整潔。

（二）阻絕：窗戶(hù)加裝紗窗、排水口及通氣孔加裝濾網(wǎng)，縫隙處應予以填補，防止昆蟲(chóng)入侵。必要時(shí)於通風(fēng)口加裝空氣凈化設備，以減少菌害發(fā)生。

（三）偵測：定期翻閱檔案檢視檔案狀況，進(jìn)行環(huán)境偵測并作成紀錄；利用粘蟲(chóng)紙等誘捕器捕捉昆蟲(chóng)，并隨時(shí)追蹤昆蟲(chóng)入侵或菌害之各種跡象。

（四）因應：如檔案已遭蟲(chóng)害或菌害，應即進(jìn)行除蟲(chóng)、殺菌處理。

（五）恢復：包括環(huán)境之恢復及檔案狀況之恢復，并針對重要檔案進(jìn)行修補。

第十九條、檔案入庫前應檢查檔案狀況；如有蟲(chóng)害或發(fā)霉情事，應立即隔離進(jìn)行除蟲(chóng)或殺菌。

第二十條、前點(diǎn)除蟲(chóng)、殺菌，應視菌蟲(chóng)種類(lèi)、檔案媒體類(lèi)型或損壞狀況選用下列方式行之：

（一）熏蒸法：使用含化學(xué)成分之熏蒸劑熏蒸方式。

（二）低溫法：將檔案裝入袋中密封，放入攝氏零下二十度至三十度之冷凍庫十四日以上之方式。

（三）低氧法：置換密閉空間內之氧氣成其他氣體，使氧氣濃度降至百分之零點(diǎn)三以下并維持十四天之方式。

（四）鈷六十加馬（γ）射線(xiàn)法：利用該射線(xiàn)之穿透力及殺傷力輻射殺蟲(chóng)之方式。

（五）其他經(jīng)檔案管理局公告之方式。

前項處理應避免造成檔案、人體之傷害及環(huán)境之破壞，處理后應將蟲(chóng)尸排遺清理乾凈。第一款之熏蒸法宜注意禁止排放氟氯碳化物并降低氮氧化物及二氧化碳排放量。